ミーティングのマンネリ化からの脱却

■ミーティングの基本的な進め方
「ミーティングを活気づけたい」。このように思われる院長先生は多い。ミーティングというと、ミーティングメンバーの力加減によって一方的な進行になりがちだ。院長が懸命にスタッフに意見を求めても、スタッフは表情を固くし一行に進まない形、また、「院長が語り、スタッフが聞く」といった院長の講演のようになってしまう形。また、一方的に意見するスタッフによりどんどん進められていく、など天秤がどちらか一方に傾いたミーティングになりがちだ。この天秤をできるだけ均等に、かつ意欲的な意見が引き出せるようにするにはどう進めていけばいいのか、院長としては常に考えさせられるところであろう。私もミーティングに参加させて頂く機会が多くある。私が参加するとどうしてもスタッフは聴く体勢に入ってしまうため、話の切り出しをいつも考えている。
基本的にミーティングはどう進行されているかを考えてみる。まず、ミーティングの進行には議題が必要であり、事前に議題を募集する。とはいえ、なかなか議題が集まらない。そこで、最初は院内管理業務の担当者からの報告の形を持つ。そのために、皆に担当業務をつけておく必要がある。例えば、新人でも担当できるように「美化係・緑化係・図書係」なども加えてみる。そして、今月の担当業務について報告をさせ、参加している気持ちを持たせる。毎回報告しているうちに、自分だけでは決められないことや、人の意見が必要な時が必ず出てくる。そこで、それを議題として出してもらう。どんな小さな議題でも、必ずスタッフ皆で受け止め考えることが、まずは大切である。
また、ミーティングの進行は、すべてのスタッフが当番制で行っていく。司会と書記に別れ、書記が司会者の補助となる。その際、書記が議事録を残す。議事録とは、ミーティングのノートに残された記録ではなく、最終的に簡潔にまとめられた記録とである。しかし、ミーティング中に書かれたノートがそのまま議事録となって残されていることは多い。しかしそうなると、次のミーティングまで誰もその議事録を見る機会がなく、その内容の確認や再認識の機会もない。会社などの大きな組織においては、会議終了後に議事録が作成され、それを出席者間で配布もしくは回覧することで情報共有が行われている。その効果を得るためにも、議事録を作製し貼り出すなどして、院長を始めスタッフ間で再度確認できる機会を持って欲しいと思う。

■マイナスイメージの払拭を
という私は、現在毎月のミーティングに参加している歯科医院があり、どのように進行させようか毎月悩んでいるところである。新たな気持ちが持てるように、どこかに変化をつけ、刺激をかけている。ちなみに先月は、ミーティングに突然ケーキをプレゼントした。大喜びでケーキを食べ終わったスタッフに、「美味しかったでしょ？それじゃ、私にお礼状を送ってきてくださいね。」と笑顔でお願いした。美味しかったケーキが、どこか違うところに入ってしまったかのように、彼女達は目を丸くしていた。それから数日後、彼女達から順にお礼状が送られてきた。様々な工夫を凝らしたお礼状に、感謝の気持ちがしみじみと伝わってきた。私は次のミーティングで、彼女達にその感想を伝え、お礼状の書き方を皆で話し合った。このようなふとした課題も与えつつ、スタッフへ刺激をかけ、ミーティングのマンネリ化を上手く防いでいきたいと思う。
ミーティングといえば、何故か、「叱られる」「注意される」というイメージを持ってしまうことが多い。しかし、そうでなくスタッフが消極的にならぬよう、マイナスなイメージを排除できるようなミーティングを進めていって欲しいと思う。