効果的なミーティングのために

今日は衛生士ミーティングの日だ。私の歯科医院においてはローテーションを組み業務に入るため、こうやって衛生士全員が一度に顔を合わせるのは１年に数回の事である。いつもは、「衛生士ノート」なる連絡帳を利用し、患者さんの情報その他の情報を連絡し合っている。まるで「交換日記」のようなこのノートは、お互いのコミュニケーションツールとしても大きな役割を果たしている。それだけに、久しぶりの対面であっても、毎日話しこんでいるスタッフのように会話が弾む。
　しかし、ミーティングはいつもながらに進行が難しいものだと思う。ミーティングを行うと言うと、スタッフは「何を言われるのかしら」とマイナスのイメージを抱いてきやすい。定期的に行われていないミーティングの場合は、よりその意識が強くなる。このように感じて参加するスタッフからは、医院のための意見でなく「自分の守る」ための発言しか出てこなくなる。これではミーティングの意味がない。このようなマイナスのイメージを持たれないよう、前向きな意見を引き出すために、何に気をつければいいだろうか。せっかくのミーティングの時間が無駄にならないよう、方法や進行など細かなところで考え直してみる。
まず、「ミーティングは定期的に行うもの」という意識を植え付けさせる事である。突然院長に、「来週ミーティングを行います」と言われれば、誰だって「何かあった？」と不安感を持ってしまう。そうでなく、一年に一回でも、一ヶ月に一回でも、「必ず行われるもの」である、という意識を持たせておこう。
次に方法については、「あらかじめミーティングの内容を知らせる」、という事が大切である。いくら「スタッフの本音が聞きたいから」と、当日問題を提議したところで、突然出された質問に対して本音をじっくり語れる人はいない。そこで、ミーティングのテーマとして取り上げて欲しい内容を事前に調査し、ミーティングの前に「議事案」を作成し公開しましょう。決して固く考える必要もなく、箇条書きに問題点をあげるだけでいいのです。また、特に大きな課題がないときは、勉強会として、身近な歯科事情などのテーマを取り上げてみてはどうだろうか？例えば、「市販されている歯磨き剤について」「フッ素について」など、患者さんでも知っているような内容を取り上げ、気軽に参加できるテーマを考える。そうすれば、「私の父はこんなことに気をつけていますが」などと、自由な発言を促すことができる。結果、お互いが共通した知識を習得することができるようにもなる。
次に、進行については、院長やチーフスタッフが必ずしも行うのでなく、スタッフ全員が当番で進行する形をとる。そして、進行の難しさ、大変さを各々が理解することで、協力する気持ちを持たせるようにする。また、次回進行を担当するスタッフが、今回は書記係として進行のお手伝いをするなど、出来るだけ新人スタッフでも、「真似ればできる」ように見本を示していくことも忘れてはいけない。
そして、結果その中で得た意見は「必ず形にする」よう努力する。せっかくスタッフが考えた意見が活きてこなければ、次回から誰も意見を出さなくなる。それだけにスタッフの発言は大切に扱って欲しいと思う。
このようにミーティングで交わされる会話を通し、コミュニケーションが図られる。そして、その会話は、会話から笑い声に変わる。こんな楽しいミーティングを目に浮かばせながら、新たに「スタッフミーティング」企画してみてはどうでしょうか？